Polityka prywatności WSP dla kandydatów

Ostatnia aktualizacja: styczeń 2024 r.

1. Wprowadzenie

WSP Global Inc. i jej podmioty zależne ("WSP") są zobowiązane do ochrony danych osobowych. Poniższa Informacja o ochronie prywatności ma zastosowanie do osób ubiegających się o pracę w naszej firmie (w tym na stanowiska stałe, tymczasowe, praktyki i staże). Określa ona sposób, w jaki gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe w procesie rekrutacji oraz prawa przysługujące kandydatom w odniesieniu do ich danych osobowych.

WSP to międzynarodowa firma świadcząca profesjonalne usługi inżynieryjne z siedzibą w Kanadzie, posiadająca biura w wielu lokalizacjach na pięciu kontynentach. Więcej informacji można znaleźć na naszej stronie internetowej. Naszą globalną Politykę prywatności WSP można znaleźć tutaj: Polityka prywatności | WSP i zalecamy zapoznanie się z nią, aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób WSP wykorzystuje dane osobowe.

Podmiotem WSP, który jest prawnie odpowiedzialny za dane osobowe, będzie zazwyczaj podmiot znajdujący się w kraju, w którym kandydat ubiega się o pracę. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących niniejszej Informacji o ochronie prywatności należy zapoznać się z sekcją "Jak można się z nami skontaktować?" na końcu tej Informacji o ochronie prywatności.

Termin "dane osobowe" używany w niniejszej Informacji o ochronie prywatności pochodzi z przepisów o ochronie danych i oznacza wszelkie informacje, które mogą zidentyfikować osoby fizyczne.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

W związku z rozpatrywaniem podania o pracę w WSP możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• informacje zawarte w CV/życiorysie, liście motywacyjnym i świadectwie akademickim;
• informacje podane w formularzu zgłoszeniowym, w tym imię i nazwisko, adres, numer telefonu, osobisty adres e-mail, poziom wykształcenia, placówki akademickie, znajomość języków obcych itp. oraz wysokość wynagrodzenia przed złożeniem podania o pracę w WSP (podawane jako opcjonalne);
• posiadane certyfikaty lub licencje zawodowe oraz wszelkie inne kwalifikacje/certyfikaty zawodowe;
• informacje dotyczące tego, czy kandydat jest uprawniony do pracy w kraju, w którym złożył wniosek o pracę, w tym wszelkich posiadanych wiz/pozwoleń na pracę;
• wyniki/odpowiedzi na testy osobowości/inne testy online przeprowadzone podczas procesu rekrutacji WSP;
• pożądane wynagrodzenie oraz preferencje dotyczące zatrudnienia i relokacji; oraz
• informacje przekazane nam podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

W zależności od kraju, w którym kandydat ubiega się o pracę i jeśli jest to prawnie dozwolone, możemy również poprosić o dane osobowe wymienione poniżej w celu monitorowania różnorodności i równych szans wśród pracowników WSP. Odbywa się to jednak na zasadzie pełnej dobrowolności, więc nie musisz podawać nam poniższych informacji, jeśli nie chcesz:

• data urodzenia;
• narodowość;
• płeć;
• orientacja seksualna;
• religia;
• rdzenna tożsamość;
• posiadanie statusu uchodźcy;
• przynależność rasowa/etniczna;
• status wojskowy/weterana; oraz
• stopień niepełnosprawności (w tym, czy wymagane są jakiekolwiek udogodnienia podczas rozmów kwalifikacyjnych/oceny).

Oprócz informacji przekazywanych nam bezpośrednio, możemy również uzyskać informacje o Tobie z innych źródeł. Mogą to być na przykład dane pozyskane przez:

• agencje rekrutacyjne (Twoje CV/życiorys i inne dane mogą zostać nam udostępnione przez naszą autoryzowaną agencję rekrutacyjną w kraju, w którym ubiegasz się o pracę. Aby uzyskać informacje na temat sposobu, w jaki agencja przetwarza dane osobowe kandydata, należy zwrócić się bezpośrednio do agencji, aby zapoznać się z jej polityką prywatności);
• twoje referencje;
• instytucje akademickie i organizacje zawodowe wskazane przez kandydata (w celu weryfikacji kwalifikacji/świadectw akademickich i zawodowych kandydata);
• dostawców usług, którzy przeprowadzają dodatkowe weryfikacje w naszym imieniu, w przypadku gdy jesteśmy do tego prawnie upoważnieni, takie jak weryfikacja karalności lub sprawdzanie referencji kredytowych; oraz
• portale internetowe, w przypadku, gdy kandydat udostępnił publicznie informacje o sobie w witrynach poświęconych karierze, takich jak LinkedIn.

Będziemy przetwarzać wszelkie dane osobowe kandydata, które otrzymamy, zgodnie z niniejszą Informacją o ochronie prywatności.

3. Jaka jest podstawa prawna wykorzystywania przez nas danych osobowych kandydatów?

Główne powody prawne, dla których gromadzimy dane osobowe kandydatów, to konieczność:

• oceny przydatności kandydata na stanowisko, o które się ubiega, w celu zawarcia z nim umowy o pracę w przypadku pozytywnego rozpatrzenia jego podania;
• wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i regulacyjnych (np. poprzez prowadzenie dokumentacji związanej z naszymi praktykami w zakresie zatrudniania oraz do innych celów podatkowych, audytowych i związanych z prawem pracy); lub
• prowadzenia uzasadnionych interesów WSP jako firmy (np. niezbędne jest wykorzystanie danych osobowych do rekrutacji na określone stanowiska, abyśmy mogli skutecznie prowadzić naszą działalność biznesową i zarządzać bezpieczeństwem naszych systemów), ale tylko wtedy, gdy interesy te nie są nadrzędne w stosunku do potrzeby ochrony prywatności kandydata.

Ponadto, w przypadku gdy gromadzimy dane osobowe kandydata, które są sklasyfikowane jako wrażliwe zgodnie z przepisami o ochronie danych, wykorzystujemy je w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych jako potencjalnego pracodawcy (takich jak zapewnienie uczciwych procesów rekrutacji).

Jeżeli jest to prawnie wymagane w kraju, w którym ubiegasz się o pracę, prosimy o wyraźną zgodę przed przetwarzaniem jakichkolwiek danych osobowych i/lub danych wrażliwych wymaganych w procesie rekrutacji.

Należy pamiętać, że zgodę można wycofać w dowolnym momencie po jej udzieleniu. Nie wpłynie to na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania tych informacji przez WSP. W niektórych sytuacjach wycofanie zgody może wpłynąć na naszą zdolność do zatrudnienia kandydata, na przykład jeżeli WSP nie może przeprowadzić określonych, prawnie dozwolonych weryfikacji kandydata.

4. Jak wykorzystujemy dane osobowe kandydatów?

Będziemy wykorzystywać dane osobowe do następujących celów:

• ocena, czy kandydat spełnia wymagania do zatrudnienia w naszej firmie oraz w dowolnym późniejszym procesie rozmowy kwalifikacyjnej/oceny, a także w celu wsparcia nas w podjęciu decyzji o złożeniu kandydatowi oferty zatrudnienia - kopie przesłanych przez kandydata informacji oraz wszelka dalsza korespondencja będą przechowywane w celu realizacji jego podania o pracę oraz jako dokumentacja naszych procesów rekrutacji i sprawiedliwego wyboru (zob. dalsze szczegóły poniżej w części "Jak długo przechowujemy dane osobowe kandydatów?");
• zarządzanie bezpieczeństwem naszych placówek i systemów (w tym naszych portali do składania podań online);
• ochrona przysługujących WSP praw oraz przestrzeganie wymogów prawnych i regulacyjnych nałożonych na WSP (w tym ujawnianie informacji w związku z roszczeniami prawnymi i innymi dochodzeniami dotyczącymi etyki i zgodności z przepisami);
• ocena umiejętności i doświadczenia pod kątem danej oferty pracy, w przypadku wyrażenia zainteresowania otrzymywaniem informacji na ten temat w przyszłości; oraz
• monitorowanie różnorodności i równych szans w WSP w przypadkach, w których jest to prawnie dozwolone, poprzez analizę wszelkich dodatkowych informacji przekazanych nam dobrowolnie przez kandydata (zob. powyżej w sekcji "Jakie dane osobowe przetwarzamy?"). Nie wykorzystujemy tych informacji do podejmowania decyzji związanych z zatrudnieniem i są one wykorzystywane wyłącznie w formie danych sumarycznych (tj. informacje będą grupowane z podobnymi kategoriami informacji od innych osób w celu zapewnienia wyłącznie danych statystycznych i nie będą identyfikować żadnej osoby osobiście).

Możemy kontaktować się z kandydatem za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu w celu omówienia jego podania, a w niektórych krajach, w przypadku pozytywnego rozpatrzenia podania, skontaktujemy się z osobami, które przedstawiły referencje na temat kandydata.

Należy pamiętać, że w przypadku pozytywnego rozpatrzenia podania o pracę i zaoferowania stałego lub tymczasowego stanowiska w WSP, przed sformalizowaniem zatrudnienia w naszej firmie może być wymagana weryfikacja kandydata. W zależności od stanowiska, o które się ubiega, oraz przepisów obowiązujących w kraju, w którym ubiega się o pracę, może to obejmować weryfikację wykształcenia/ kwalifikacji zawodowych, historii zatrudnienia, historii kredytowej, rejestrów karnych i historii medycznej. Jednakże, poprosimy o poddanie się odpowiednim i prawnie dozwolonym weryfikacjom tylko na końcowym etapie procesu rekrutacji i w tym czasie kandydat:

• otrzyma dalsze informacje o tym, w jaki sposób jego dane osobowe będą wykorzystywane w procesie weryfikacji, a także o przysługujących mu prawach odnośnie jego danych osobowych; oraz
• zostanie poproszony o wyrażenie jednoznacznej zgody na przeprowadzenie przez WSP tego rodzaju weryfikacji.

5. Komu udostępniamy dane osobowe?

W razie potrzeby możemy udostępniać dane osobowe kandydata agencjom rekrutacyjnym i innym usługodawcom działającym w naszym imieniu, którzy będą wykorzystywać te informacje wyłącznie w celu świadczenia tych usług. Na przykład, możemy korzystać z usług podmiotów zewnętrznych w celu:

• przeprowadzania weryfikacji kandydata w imieniu WSP; lub
• udzielania WSP pomocy w przeprowadzaniu testów osobowości/innych testów online, które mogą być wymagane w procesie rekrutacji na określone stanowiska.

Zapewnimy, że każdy zewnętrzny usługodawca, z którego usług korzystamy, zobowiąże się umownie do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i poufności w celu ochrony danych osobowych kandydata. Możemy również udostępniać dane osobowe kandydata nabywcy lub potencjalnemu nabywcy naszej firmy, ale tylko wtedy, gdy jest to konieczne i pod warunkiem zachowania odpowiednich zobowiązań do zachowania poufności.

6. Czy dane osobowe są udostępniane za granicą?

W przypadku złożenia podania o pracę w WSP dane osobowe będą przetwarzane:

• przez odpowiedni podmiot WSP w kraju, w którym się znajdujesz i w którym ubiegasz się o pracę; lub
• w kraju, w którym WSP centralizuje swoje procesy obsługi rekrutacji.

Ze względu na globalny charakter działalności WSP może być konieczne przesłanie danych osobowych do innego kraju, do innego podmiotu WSP lub do zewnętrznego usługodawcy. Listę krajów, w których prowadzimy działalność, można znaleźć na naszej stronie. W niektórych z tych krajów mogą obowiązywać inne standardy ochrony danych niż w kraju, w którym znajduje się kandydat. Wdrożyliśmy jednak stosowne zabezpieczenia umowne lub inne odpowiednie zabezpieczenia, aby zapewnić, że dane osobowe kandydata są chronione zgodnie z tymi samymi standardami na całym świecie.

7. Jak zabezpieczamy dane osobowe kandydatów?

Dokładamy wszelkich starań, aby wszelkie dane osobowe, które przechowujemy na temat kandydata, były przechowywane w bezpieczny sposób zgodnie z naszymi zasadami i procedurami. Obejmuje to odpowiednie organizacyjne i technologiczne środki bezpieczeństwa, takie jak kontrola dostępu, regularne testy penetracyjne naszych systemów oraz staranny dobór pracowników i zewnętrznych dostawców usług.

8. Jak długo przechowujemy dane osobowe kandydatów?

W przypadku ubiegania się o pracę w WSP będziemy przechowywać dane osobowe zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi (będzie to co najmniej 12 miesięcy od zakończenia procesu aplikacyjnego). Jednak w przypadku niektórych podań o pracę kandydat może mieć możliwość zezwolenia nam na przechowywanie jego danych przez dłuższy okres 24 miesięcy, abyśmy mogli powiadomić go w przypadku, gdy odpowiednie stanowiska staną się dostępne w przyszłości. W takich przypadkach dane osobowe kandydata zostaną usunięte zgodnie z opcją wybraną przez kandydata na naszym portalu rekrutacyjnym, chyba że będziemy musieli nadal przechowywać niektóre informacje o kandydacie do celów prawnych i regulacyjnych.

9. Jakie prawa przysługują kandydatowi w odniesieniu do danych osobowych?

W zależności od kraju, w którym się znajdujesz i/lub w którym ubiegasz się o pracę, możesz mieć prawo poprosić WSP o:

1. dostarczenie kopii danych osobowych;
2. poprawienie wszelkich nieścisłości w swoich danych osobowych poprzez zmianę swojego wniosku online w zakresie, w jakim jest to możliwe, lub poprzez poinformowanie nas o wprowadzeniu niezbędnych zmian;
3. modyfikację lub wycofanie zgody na gromadzenie, wykorzystywanie i ujawnianie danych osobowych, w przypadku gdy WSP uzyskała na to zgodę kandydata (należy pamiętać o wpływie, jaki może to mieć na wniosek o pracę u nas, jak wyjaśniono w sekcji "Jaka jest podstawa prawna wykorzystywania przez nas danych osobowych kandydatów?");
4. usunięcie danych osobowych kandydata z naszych systemów, chyba że WSP ma uzasadnienie prawne do ich przechowywania (jak wyjaśniono w części "Jak długo przechowujemy dane osobowe kandydatów?");
5. wstrzymanie wykorzystywania danych osobowych do czasu gdy:
   - WSP zweryfikuje wszelkie nieścisłości w Twoich danych osobowych, o których nas powiadomisz; lub
   - uznamy, że prawnie uzasadnione interesy WSP związane z przetwarzaniem danych osobowych kandydata przeważają nad jego interesami związanymi z nieprzetwarzaniem danych;
6. przekazanie danych osobowych kandydata do niego lub do innej organizacji w powszechnie używanym formacie elektronicznym ("prawo do przenoszenia danych"); oraz
7. niepodleganie zautomatyzowanemu procesowi przetwarzania danych (chociaż należy pamiętać, że WSP nie podejmuje obecnie zautomatyzowanego procesu przetwarzania danych bez interwencji człowieka - na przykład w ramach procesu rekrutacji punktacja niektórych zadań online jest zautomatyzowana. Wynik ten jest jednak wykorzystywany wyłącznie w kontekście szerszego postępowania rekrutacyjnego; żadne decyzje nie są podejmowane wyłącznie na podstawie samego wyniku).

Ponadto kandydat może również sprzeciwić się wykorzystywaniu przez nas jego danych osobowych w niektórych okolicznościach, np. gdy wykorzystujemy je w naszych prawnie uzasadnionych interesach. Prawo to może być jednak ograniczone w przypadku, gdy mamy uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania danych osobowych kandydata, które są nadrzędne wobec jego praw do prywatności.

Prosimy o kontakt (nasze dane kontaktowe znajdują się poniżej), jeśli chcesz zapytać o którekolwiek z tych praw. Należy również pamiętać, że w niektórych krajach można zmienić/uaktualnić swój profil/dane osobowe za pośrednictwem naszych internetowych portali rekrutacyjnych.

10. Jak można się z nami skontaktować?

Mamy nadzieję, że niniejsza Informacja o ochronie prywatności była pomocna w określeniu sposobu, w jaki postępujemy z danymi osobowymi kandydata oraz w przedstawieniu przysługujących mu praw do ich kontrolowania.

W przypadku jakichkolwiek pytań, wątpliwości lub skarg dotyczących przechowywanych przez nas informacji o kandydacie, prosimy o kontakt pod adresem e-mail privacy@wsp.com.

11. Reklamacje

Kandydat ma prawo w dowolnym momencie złożyć skargę do odpowiedniego organu ochrony danych. Będziemy jednak wdzięczni za możliwość zrozumienia Twoich obaw w pierwszej kolejności, zanim skontaktujesz się z organem ochrony danych.

Więcej informacji można znaleźć w sekcji 12 naszej globalnej Informacji o ochronie prywatności WSP Privacy Notice | WSP.

12. Zmiany w niniejszej Informacji o ochronie prywatności

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności została ostatnio zaktualizowana w dniu wskazanym na górze tej strony. Okresowo możemy zmieniać niniejszą Informację o ochronie prywatności, aktualizując tę stronę.